Preuzmi kontrolu nad dokumentima

Jedinice lokalne samouprave, javne ustanove, poduzeća, škole i mnoge druge institucije odgovorni su za ogromne količine informacija. Donedavno je većina informacija bila u formi pisanih dokumenata i vrlo su se brzo gomilali. Veliki obim posla, ograničena proračunska sredstva i povećanje zahtjeva za trenutni pristup informacijama predstavljaju veliki izazov za upravljanje dokumentima koji su nastajali kroz niz godina. Pritom je vrlo bitno da se dokumenti organiziraju da ih se može pretraživati po različitim kriterijima te da se ubrza pristup dokumentima.

U klasičnom arhivu jedan dokument uvijek može gledati samo jedna osoba. Dokumenti se fizički sele sa jednog stola na drugi i izloženi su raznim rizicima kao što su požar, poplava, krađa, krivotvorenje i slično. DIAR omogućava da u isto vrijeme dokumentima pristupa više osoba s različitih mjesta. Na taj način se vrši velika ušteda u vremenu i ubrzavaju mnogi procesi, a posebno u komunikaciji sa strankama. Također, omogućava da se veliki broj spisa pohrani na vanjski medij koji se može umnožiti u odgovarajući broj primjeraka. Dokumentacija se tako čuva i osigurava od rizika kojima je inače izložen svaki arhiv dokumenata.

Prema novoj uredbi iz 2022/2023.godine kako bi se pravilno urudžbiralo potrebno je koristiti klase i urudžbene brojeve.

Prema novoj uredbi iz 2022/2023.godine potrebno je sve priloge u aktu digitalno potpisati ili pečatirati korištenjem uređaja od Fine za digitalno potpisivanje i pečatiranje.

Ukoliko imate ugovor s HP-om možete koristiti EPK prijenose.

Naravno, prilikom edukacije ćete saznati kako možete slobodno raditi izmjene koje su Vam potrebne za rad.

Kako bi Vam bilo lakše raditi, poželjno je da svatko od djelatnika ima instaliran DIAR na svom računalu. Za svako računalo potrebna je jedna licenca.

Naravno, DIAR podržava korištenje Microsoft Office programa, pa osim Worda, Excela itd. na ikonu za slanje e-mailom pokreće se Microsoft Outlook gdje možete slati priloge vezane uz akt.

U DIAR-u može raditi efektivno neograničen broj korisnika.
Naravno, ograničenje korisnika bi mogao diktirati serverski hardver na kojemu DIAR ima bazu podataka.

DIAR omogućava pristup samo ovlaštenim osobama. Dokumenti su na raspolaganju 24 sata, a arhiv automatski vodi i statistiku pristupa dokumentima. DIAR je i multimedijski. To znači da uz zapisnik sa sjednice možete arhivirati kao prilog i zapis sa diktafona, digitalne video kamere ili digitalnog fotoaparata. Također, možete uz originalni potpisani i ovjereni dokument dodati kao prilog i njegov izvornik, kao što je dokument pisan u tekstualnom procesoru ili tabličnom kalkulatoru. Vaš urudžbeni zapisnik sada evidentira mnogo više sadržaja nego do sada, a pristupiti im možete bilo kada i s bilo kojeg mjesta. Brzo i efikasno, u djeliću sekunde, možete pronaći dokument po svim stavkama urudžbenog zapisnika.